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Eventos online: alternativa para continuar y fortalecer tu comunicación estratégica en 2020


Hugo Juárez
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A lo largo de los últimos meses, empresas y marcas de todos los tamaños se han tenido que enfrentar a dilemas muy importantes. Uno de ellos tiene que ver con la imposibilidad de realizar eventos masivos debido al riesgo de contagio de COVID-19, lo que ha detenido o, en el mejor de los casos, obligado a reformular sus estrategias de comunicación para 2020 y, posiblemente, incluso los siguientes años.

Los ejemplos de eventos cancelados, modificados o pospuestos son numerosos, especialmente en la industria tecnológica:

  • Mobile World Congress

  • Game Developers Conference

  • Electronic Entertainment Expo

  • F8 (Facebook)

  • I/O (Google)

  • MVP Global Summit (Microsoft)

  • Fashion Weeks

Sin embargo, es justamente la tecnología, de la mano de varios emprendedores, quien ofrece una solución no solamente para su propia industria, sino también para todas las demás que buscan alternativas para realizar sus presentaciones, pero ¿los eventos virtuales son lo ideal para tu marca? De eso y más hablaremos en este artículo.

El ascenso de las plataformas de videochat

Es un hecho que este tipo de plataformas han incrementado su tasa de descargas y uso, y no solamente debido a las necesidades de las empresas, sino también por las personas en general que quieren mantenerse en contacto con sus amigos y familia.

De acuerdo con información de SensorTower, Zoom, Hangouts y Marco Polo son las plataformas que más han registrado un aumento en su uso durante marzo 2020, y ojo con Houseparty, la cual fue comprada por la desarrolladora de videojuegos Epic Games en junio de 2019 y está usándose cada vez más.

Ahora bien, prácticamente ninguna de estas alternativas es nueva, sin embargo, están adquiriendo mucha popularidad debido a una necesidad concreta de comunicación, poniendo en evidencia que muchas herramientas tecnológicas, si bien ya existen desde hace tiempo, solo se popularizan cuando existe un “acelerador”, es decir, una necesidad persistente, una crisis o una aplicación concreta para la mayoría de la humanidad. Otro ejemplo de ello son los robots, que si bien no son nuevos, han adquirido popularidad por su capacidad de transportar y entregar comida y agua a enfermos de COVID-19 sin poner en riesgo a médicos y cuidadores.

La evolución de las videoconferencias

A raíz de la cancelación o posposición de eventos, muchas marcas han recurrido a videoconferencias para seguir adelante con sus presentaciones; sin embargo, algunas se han enfrentado con un detalle: hay plataformas que tienen un límite de asistentes, por lo que no se ajustan a sus planes originales. Además, el contacto humano y la experiencia no es la misma a través de ellas. 

¿Qué alternativas existen? Las start-ups Run The World y Hopin pueden ser buenas opciones si contemplas muchos asistentes para tus siguientes presentaciones en tiempos de cuarentena: la segunda incluso puede soportar hasta 100,000 personas conectadas al mismo tiempo y contempla sesiones de preguntas y respuestas, así como networking totalmente online.

Pero los desarrolladores de ambas apps han señalado que si bien el coronavirus es un “acelerador” para la adopción de sus plataformas, en realidad representan una nueva generación o forma de realizar teleconferencias y presentaciones que tarde o temprano iba a llegar, especialmente tomando en cuenta aspectos como, por ejemplo, los gastos de organización y traslado, tanto para marcas como para asistentes.

Puntos a tomar en cuenta antes de organizar un evento virtual

Lo primero que tenemos que considerar es que si bien los eventos virtuales surgen como una alternativa segura y efectiva para no detener ni posponer tus acciones de comunicación estratégica, lo ideal es que sean parte de un conjunto de acciones diferentes que fortalezcan tus mensajes. Es decir, en ese sentido son exactamente iguales a los eventos presenciales, ya que deberían ser parte de tu estrategia integral, junto con tus acciones en social media, content, inbound, experiential y conversational marketing, relaciones públicas, etc.

Ahora bien, hablando de eventos virtuales, ¿qué debes tomar en cuenta antes de realizarlos? Puede que ya hayas elegido la plataforma donde lo llevarás a cabo, pero no olvides lo siguiente:

1.- Entiende las circunstancias de tu audiencia

Así como tú, tu público ha tenido que modificar sus rutinas y costumbres por la emergencia sanitaria. Piensa si un evento en vivo es lo ideal para captar la mayor atención (¿es un breaking news?) o si puedes grabarlo para que cada persona lo vea cuando lo considere conveniente, sin distracciones. Recuerda que puedes poner en marcha varias acciones en redes (tanto orgánicas como campañas), tu blog y/o inbound para darle impulso a tu evento y dedicarle espacios adecuados a cada uno de los ángulos relevantes.

2.- Aprovecha todos tus canales disponibles (o ábrelos si no los tienes)

Al respecto de lo que acabamos mencionar, e independientemente de si harás tu evento virtual o no, no te olvides de todos los canales a tu alcance para darle impulso a tu anuncio: 

  • Blog y content marketing

  • Redes sociales

  • E-mail

  • Tu propia web

Recuerda que puedes reforzar tus herramientas digitales con estrategias “phygital” (físico+digital), como los seedings, y que todas las que mencionamos son ideales para llegar directamente a tus audiencias, sin intermediarios. Sin embargo, no dejes de tomar en cuenta cuál se adapta mejor a tus objetivos y en dónde está el público al que te interesa llegar.

3.- Considera tus objetivos originales

Si ya tenías contemplado hacer un evento físico pero lo tuviste que suspender por la emergencia sanitaria, recuerda cuál era tu objetivo original: por ejemplo, ¿realizarás algún anuncio importante o mostrarás algún producto nuevo? Entonces trasladar tu evento al espacio digital es una estupenda opción. ¿Tu idea era hacer networking? Entonces reconsidera realizar posteriormente un evento presencial. 

Y no olvides tener en cuenta el formato de los eventos digitales: ojo con la duración, los encuadres, el sonido y el sistema para preguntas y respuestas. Recuerda que cuentas con nuestros expertos para ayudarte a organizar el evento y a manejar la plataforma. 

Lee aquí más información sobre cómo puedes aprovechar la tecnología para mantenerte en contacto con tus clientes.

Conclusión

Todo lo anterior no implica que los eventos presenciales van a desaparecer, de hecho, al contrario: es posible que resurjan con fuerza después de la contingencia, dada la gran necesidad que tendremos todos de reunirnos, conversar y convivir. 

Sin embargo, como planteamos al inicio, es un hecho que muchas cosas van a cambiar de manera permanente o serán reconsideradas aun cuando superemos esta crisis. Una de ellas probablemente serán los eventos y demás actividades masivas, así como el trabajo remoto, por lo que es muy útil tomar en cuenta todas las posibilidades que brindan los eventos virtuales para adaptarse a las nuevas circunstancias.

Así mismo, hoy más que nunca las marcas pueden estar presentes en la vida de los consumidores, cerca, aportándoles, sumar a su bienestar. Esta crisis (y lo que suceda después de ella) es una buena oportunidad para conectar con ellos y con su entorno inmediato, que se volvió mucho más personal e íntimo de lo que era antes. Aquí te mencionamos algunas estrategias para mantener y fomentar la cercanía en tiempos de distanciamiento social.

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