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Principales retos y alternativas para la industria de eventos después del covid


Hugo Juárez
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Hay que aceptar algo aunque nos resistamos a creerlo: atrás quedaron cocteles, eventos de lanzamiento, bocadillos, barras libres, conciertos, viajes de prensa y demás “compromisos sociales”. Hoy este tipo de actividades pueden ser más complejas y, sin un seguimiento profesional, hasta inseguras e irresponsables.

El coronavirus canceló (esperemos que momentáneamente) gran parte de nuestras actividades, entre ellas los eventos sociales y presentaciones, lo cual se ha resentido bastante, tanto por agencias como por periodistas, influencers y demás audiencias clave para las marcas, ya que los puntos de contacto que favorecían la vinculación se vieron fuertemente reducidos o desaparecieron .

Pero éste no es el fin de la industria de los eventos: la cuestión es reinventarse y adaptarse para responder a las nuevas reglas del mundo post-covid. Como marca, ¿tuviste que cancelar o posponer eventos? Es momento de reactivarlos, pero desde la “nueva normalidad”. Aquí hablaremos de los principales retos que tienen las marcas, pero también de las oportunidades que podemos ayudarte a aprovechar en cuanto a eventos se refiere.

Los retos

Hablemos primero de los retos que tenemos frente a nosotros si queremos reactivar los eventos.

Hogar

El entorno del consumidor se ha reducido al hogar: hoy nuestras casas son oficinas, lugares de esparcimiento y, en muchos casos, centros educativos para la familia, por lo tanto debemos entender como marca que la experiencia está fuertemente focalizada en un espacio muchas veces muy reducido.

Locaciones

Muchos espacios se vieron obligados a cerrar por varios meses y ahora varios han tenido que reconvertirse, como los bares de la Ciudad de México (que pueden operar como restaurantes). Sobre todo han tenido que disminuir el aforo con base en las normas gubernamentales.

Por otro lado, pocas personas están dispuestas a viajar o sólo lo harían en distancias cortas, por lo que los lugares accesibles y más pequeños serán parte de la “nueva normalidad”.

Eventos híbridos

La tecnología se deberá combinar con el contacto humano tras la emergencia sanitaria, pues debemos aceptar que nada va a poder sustituir a la socialización o la experiencia sensorial. En lo que resta de 2020 y principios del 2021, organizaremos y asistiremos a este tipo de eventos híbridos, personalizados y sustentables.

Ciberseguridad

A principios de abril de 2020, Zoom reportó que su tráfico diario había crecido un 535%. Paralelamente, expertos en ciberseguridad mencionaron que la plataforma era un peligro para la privacidad de los usuarios.

Hasta agosto, tanto Zoom como otras plataformas similares han declarado que habían fortalecido sus sistemas de seguridad, pero aún existe preocupación sobre el uso que le dan a los datos personales (no solamente hablamos de estas plataformas, sino también de muchísimos otros sitios de internet). 

Anticipación 

Nada es seguro en estos días. Por ejemplo, no sabemos si el “semáforo sanitario” tendrá que regresar a rojo o si habrá un rebrote de coronavirus; tampoco es un hecho que las posibles vacunas sean seguras y eficaces. 

Éstas son algunas de las razones por las que no es posible anticiparse tanto a los eventos: se corre el riesgo de tener que cancelarlos o posponerlos. Habrá que mantener mucha flexibilidad y planes B, C o hasta Z para evitar pérdidas de tiempo y dinero.

Logística en general

Si antes ya era complicado hacer eventos, ahora habrá que considerar cosas que antes no eran tan comunes, como la sanitización de la locación, la disponibilidad de gel antibacterial, la limpieza constante de las áreas comunes (o sea, de todas, especialmente los baños), los traslados, el aire acondicionado, dar cubrebocas gratuitos o pedir que cada quien traiga el suyo…

Un estudio del Observatorio Científico de Eventos de la Universidad Complutense llegó a la conclusión de que la COVID-19 representará un parteaguas en cuanto a la realización de eventos se refiere.

Oportunidades

No todo está perdido: la pandemia también trajo consigo muchas áreas de oportunidad, algunas de las cuales ya estamos aprovechando en Another Company para ayudar a nuestros clientes a mantener y fomentar cercanía con sus audiencias (pero con creatividad y, claro, sana distancia).

Viajes locales

Como mencionamos párrafos arriba, habrá un aumento en los viajes cercanos. Hay disposición por parte de las personas para contribuir a la reactivación económica de lugares turísticos nacionales, por lo que viajarían para un evento o presentación cerca de su lugar de residencia. Además, no requerirían tomar un avión: se puede conducir hasta la sede, lo cual es más seguro.

Eventos phygitals y virtuales

Cuando hablamos de eventos en el “now normal” o realidad transitoria, es importante entender el nuevo modelo de experiencia y cómo nuestra audiencia participa en él. Para esto se deben considerar los siguientes puntos:

  1. Nivel de inmersión 

  2. Nivel de participación

  3. Phygital capacity   

  4. Valor generacional

  5. Relacionamiento o escape personal 

El concepto de phygital ha sido acuñado por Another Company para describir las experiencias inmersivas híbridas, en donde los “invitados” reciben estímulos sensoriales físicos y digitales al mismo tiempo. 

Entender que el ambiente y la comunicación son digitales, pero que la felicidad sigue midiéndose en lo análogo, asegura la correcta difusión de los mensajes y la vinculación emocional. Seeding, cenas o picnics virtuales, entre otros, son una gran alternativa para lograrlo.

Los eventos virtuales no tienen que ser fríos ni impersonales. Sin duda, aquellos que logren imprimir ese toque humano tendrán mayores posibilidades de ser recordados.

Incorpora estrategias y herramientas como bots, espacio para preguntas y respuestas o gamificación para incrementar la interacción de la audiencia y el engagement.

Responsabilidad social

Las crisis son los momentos en los que menos debes quedarte con los brazos cruzados. Si bien no es prudente aún hacer reuniones o eventos físicos para estar cerca de tus audiencias, puedes crear otro tipo de conexiones (emocionales) con ellas mediante tus acciones de responsabilidad social.

Muchas personas apreciarían el apoyo de tu marca y hay decenas de iniciativas solidarias en las que puedes involucrarte. Cuentas con nuestros expertos en relaciones públicas para amplificarlas. 

Lee también: ¿Cómo convertirte en agente de cambio gracias a tu responsabilidad social corporativa?

Inteligencia de datos

Contamos con herramientas que nos permiten analizar los hábitos y tendencias del mercado para personalizar las experiencias virtuales y tomar mejores decisiones de negocio, así como generar más awareness y tener mayor impacto.

Producción y envío de seedings, press kits y otras creatividades

Las fechas importantes no deben pasar desapercibidas. El coronavirus no evitó que celebráramos el Día del Niño, así que, de la mano de nuestros clientes Kinder y Nutella, hicimos y enviamos a influencers estos detalles que estamos seguros les harán recordar por siempre este 30 de abril de 2020, pero de manera positiva, así como distraerse un poco y olvidar la incertidumbre para recordar su infancia y compartir deliciosos momentos con sus seres queridos.

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Así mismo, con motivo del más reciente Unpacked de Samsung, les mandamos a influencers un kit con un pequeño escenario para que colocaran ahí su equipo y pudieran ver cómodamente el evento. El paquete también incluyó una selfie ring light y un tripié.

Conclusiones

Es cierto que tanto las marcas como la industria de eventos se han visto afectadas por el confinamiento, pero el lado positivo es que se han abierto muchas oportunidades que antes nadie se había imaginado. 

En Another Company tenemos el talento, las herramientas y la creatividad para implementar los cambios y soluciones que requiere la “nueva normalidad” con el fin de impulsar tu marca cuando otras siguen inmóviles, sin perder el toque humano.

Ya no canceles ni pospongas eventos: en nosotros tienes aliados no sólo para llevarlos a cabo, sino también para amplificarlos y superar tus expectativas. Conversemos cuando quieras.

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